Para realizar un Cierre de Mes se debe tener en cuenta los siguientes pasos:
- Verificación de saldos negativos
- Verificación de saldos actuales costeados
- Reconstrucción de Inventario
- Cierre de mes
1. Verificación de saldos negativos
Una vez se haya realizado la reconstrucción de inventario, se debe validar el inventario actual con el fin de verificar las unidades que reporta el sistema las cuales son las unidades con las que se va a generar el inventario comparativo.
- Adicional se debe verificar que no se tengan en el inventario productos con saldos negativo, si existen se debe realizar la correspondiente auditoria, para esto debe ingresar por la opción.
Inventarios //Consulta inventarios físicos// Productos con inventario en rojo
Seleccionando la opción anterior el sistema traerá la siguiente ventana.
Esta ventana presentará los productos con inventario en rojo o negativos, es vital que esta ventana permanezca en blanco ya que en caso de observar productos en esta opción, hay que realizar una consulta para identificar el por qué están apareciendo estos saldos.
2. Verificación de saldos actuales costeados
- También se recomienda consultar las existencias actuales, para esto debe ingresar por la opción:
Inventarios//Consulta inventarios físicos//Actuales costeados
Seleccionando la opción anterior el sistema traerá la siguiente ventana.
En este módulo el usuario puede consultar el inventario existente a la fecha teniendo la opción de consultar de diversas maneras a través de las pestañas que se encuentran en la parte superior. En estas se muestra el código del producto, el nombre, la cantidad en unidad detallado y el costo, observe la figura.
En cada una de estas opciones el sistema permite Imprimir, enviar a Excel y consultar por niveles de Grupos, en la parte inferior se puede ver la Contribución Marginal, las Cantidades en Bodega y en almacén, como los costos y valor de venta.
En este módulo el usuario podrá consultar el inventario a la fecha y por cada una de las opciones que presenta el software como son:
a. Detallado: Esta pestaña permite observar el inventario actual de cada producto.
b. Total por grupos: En esta pestaña se podrá consultar el inventario filtrado por grupos, como la pestaña anterior muestra información en la parte de abajo, y se tiene las opciones de imprimir y exportar a Excel.
c. Proveedor: Permite consultar información de productos por proveedor digitando el código del tercero para filtrar la búsqueda por ese proveedor.
d. Grupos: Esta consulta permite mostrar información de los productos filtrada por grupos ingresando el código del producto que se desee consultar en su respectivo nivel.
3. Reconstrucción de Inventario
El presente paso se debe realizar antes de llevara a cabo un cierre de mes y/o antes de realizar un inventario comparativo, se ejecuta con el fin de validar los saldos actuales del inventario, verificar que el saldo final sea consistente contra los movimientos (diferencia de entradas contra salidas).
Para ejecutar este proceso debe acceder a través de la opción:
Inventarios//Elaboración inventarios físicos //Reconstruye inventario desde inicio
Al ingresar a esta opción el sistema mostrará un mensaje de ayuda para guiar e informar al usuario acerca de este proceso de la reconstrucción de inventarios.
Este proceso reconstruye de manera permanente todos los inventarios físicos de su sistema incluidos los costos de los productos, tomando la información del rango de fecha digitado, sin tener en cuenta los meses cerrados. Para finalizar digite las fechas y presione el botón Reconstruir.
4. Cierre de mes
El mes anterior con mes corriente en el que se vaya a realizar el inventario comparativo debe estar cerrado con el fin de validar las existencias iniciales y los costos del inventario, ejemplo: si se va a realizar el inventario en el mes de Diciembre, debe estar cerrado el mes de Noviembre.
Si ya se ha cerrado puede verificarlo por la opción:
Inventarios//Procesos de fin de mes //Consulta meses cerrados
Si no ha realizado cierre de mes acceda por la siguiente opción para hacerlo:
Inventarios//Procesos de fin de mes //Cierre de mes (antes de realizar esto debe realizar la reconstrucción de inventario)
En esta opción identifique el mes que desea cerrar y digítelo si encuentra uno diferente al deseado, este proceso lo que ejecuta en el sistema es la separación la información de ventas, movimientos de inventario, auditoria, informes de venta, pedidos y remisiones, para ejecutarlo debe presionar el botón Cierre Mes.
Después de realizar el cierre de mes se dirige a la opción consultas de meses cerrados
Para ejecutar esta opción dirigirse a:
Inventarios// Procesos de Fin de Mes//Consulta Meses Cerrados.
Se muestra el mes y el año correspondiente que se encuentran actualmente cerrados.
Para verificar el mes cerrado debemos identificar que en empresa también este cerrado
El ingreso a empresa debe realizarse a través de la siguiente ruta:
Actualiza//Parámetros Instalación //Nombre de la Empresa
Si requiere algún apoyo adicional no dude en comunicarse con nosotros a través de nuestras líneas:
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