Antes de explicar el proceso básico de Inventario Comparativo se debe tener en cuenta los tres siguientes pasos:
- Los usuarios deben estar por fuera del sistema.
- Realizar copia de seguridad (Backup)
Nota: Si se realiza ventas en el día de cierre de mes, el sistema no incluirá las ventas.
- Reconstrucción de Inventario
Este paso se debe ejecutar antes de realizar un cierre y/o antes de realizar un inventario comparativo, se hace con el fin de validar los saldos actuales del inventario, verificar que el saldo final sea consistente contra los movimientos (diferencia de entradas contra salidas).
Para su ejecución debe acceder a través de la opción Inventario//Elaboración inventarios físicos//Reconstruye inventario desde inicio.
Al dar clic sobre la opción, el sistema abrirá el siguiente cuadro de dialogo en el cual debe presionar el botón Reconstruir.
Cierre de mes
El mes anterior al que se vaya a realizar el inventario comparativo debe estar cerrado con el fin de validar las existencias iniciales y los costos del inventario, ejemplo: si se va a realizar el inventario en el mes de Diciembre, debe estar cerrado el mes de Noviembre.
- Si ya se ha cerrado puede verificarlo por la opción Inventarios//Procesos de fin de mes//Consulta meses cerrados.
Si no ha realizado cierre de mes debe realizar el proceso accediendo a través de la opción Inventarios//Procesos de fin de mes//Cierre de mes (antes de realizar esto debe realizar la reconstrucción de inventario). Se puede realizar cierre de mes siempre y cuando no tenga unidades negativas.
Verificación de saldos negativos y saldo actual
Se debe verificar que no se posean productos con saldos negativo, si existen se debe realizar la correspondiente auditoria, para esta debe ingresar por la opción Inventarios// consulta inventarios físicos//Productos con inventario en rojo.
Una vez haya realizado la reconstrucción de inventario debe validar el inventario actual con el fin de verificar las unidades que reporta el sistema que son con las que se va a generar el inventario comparativo.
A continuación debe consultar las existencias actuales, ingresando por la opción Inventarios//Consulta inventarios físicos//Actuales costeados.
Si ya se han realizado los pasos anteriores se puede realizar el cierre de mes ingresando a la siguiente opción:
Cierre de inventarios//Cierre de mes
Al ingresar a la opción debe presionar el botón Cerrar mes.
Luego de realizar los pasos anteriores ya esta listo para dar inicio al proceso de inventario comparativo.
Prepara archivos para físicos
Se realiza el presente paso con el fin de congelar el inventario que reporta el sistema por así decirlo y que se pueda seguir facturando o ingresando compras si así lo desea luego de ejecutar este proceso. Ingrese por la opción Inventarios//Elaboración Inventarios físicos//Registrar físicos actuales//Prepara archivos para físicos.
Automáticamente se muestra la fecha del día que va a iniciar el inventario comparativo, ésta misma fecha se debe utilizar en todo el proceso.
Planillas (opcional)
El sistema posee la opción de imprimir planillas (por Grupo, por selección de grupos o por ubicación) para ser usado como borrador de los conteos físicos que se hagan en el punto de venta. si requiere utilizarlos debe ingresar por la opción Inventarios//Planilla.
Registra conteo físico
Una vez se haya realizado el conteo físico y en lo posible reconteo se debe digitar en el sistema lo que se diligenció en las planillas. para llevar a cabo este proceso debe ingresar por la opción Inventarios//Elaboración Inventarios físicos//Registrar físicos actuales//Registra Inventario físico almacén.
Cuando ingrese a la opción antes indicada se abrirá la siguiente ventana, en el campo «Fecha del inventario físico» deberá digitar la misma con la que preparó Archivos Para Físicos, posteriormente seleccionar el botón «Registrar el inventario»
Cuando ha seleccionado el botón antes mencionado se abre la siguiente ventana la cual posee 6 columnas, donde se registrará uno a uno lo productos según la planilla con la que se realizó la toma física de inventarios o realizando lectura del código de barras del producto.
Una vez terminado de digitar toda la información a registrar damos Esc y presionamos el botón de Grabar movimiento.
Una vez se tenga grabado el movimiento vamos a la opción de consolidar Inventario, para que de esta manera el sistema realice el proceso de comparar lo que se tiene físico (digitado) contra lo que se tiene en el sistema en el momento en que se congelo el inventario (Preparación de archivo para físicos).
Informe de diferencias
Una vez finalizado el inventario físico cuenta con la posibilidad de generar un informe de diferencias con el fin de comparar los saldos del inventario del sistema contra el conteo físico.
La opción es Inventarios// Elaboración Inventarios físicos//registrar físicos actuales//Informe de diferencias.
La fecha que debe digitar para consultar las diferencias debe ser la misma con la que realizo el «Prepara archivos para físicos».
Al darle en el botón Aceptar el sistema le brindará la posibilidad de imprimir un informe general, uno de sobrantes o faltantes e incluso las diferencias.
El informe muestra producto por producto: la cantidad existente en el sistema, cantidad digitada de las existencias físicas, los faltantes, los sobrantes y el costo.
Con este informe se deben validar las diferencias (sobrantes y/o faltantes), verificar que sean reales y que no sea error de digitación o de conteo, en caso de ser error de digitación o de conteo, puede realizar la corrección ingresando nuevamente a la opción de «Registra conteo físico» (opción anterior) digita de nuevo las cantidades y generar nuevamente éste informe para validar de nuevo las cantidades.
Ajuste de inventario
Cuando ya se tienen validadas las diferencias se debe proceder a realizar los ajustes con el fin de sacar del sistema lo que no existe físicamente o ingresar lo que hace falta. Ingrese por la opción Inventarios// Elaboración Inventarios físicos//Registrar físicos actuales// Registrar inventario físico.
En este caso se debe seleccionar el segundo botón de «Realizar los ajustes», recuerde que debe ingresar con la misma fecha usada en «Prepara archivos para físicos».
Al seleccionar el tercer botón el sistema genera los movimientos con los documentos 90 (entrada) y 91 (salida) para ajustar el inventario de los productos que no coincidieron en el conteo físico, de esta forma se garantiza que el inventario del sistema corresponde con el inventario físico real.
Para estar seguros de que los ajustes quedaron correctamente asentados en el inventario se recomienda reconstruir de nuevo el inventario adicional puede consultar exactamente cuales fueron los ajustes consultando los documentos 90 y 91 para esto Ingrese por la opción Inventarios-> Consulta de Inventarios -> consulta por documento.
Allí aparecerá una pestaña en la cual debe colocar el número del documento, para este caso seria el 90 y 91 los cuales son automáticos del sistema y no se deben de utilizar para realizar ningún proceso diferente en el inventario, coloque la fecha la cual debe de ser la misma con la que se preparó inicialmente el inventario.
Si una vez revisados los ajustes encuentra que no quedaron de manera adecuada, el sistema tiene la opción de poder borrar dichos ajustes por la opción Inventarios // Movimientos diarios // Anula Movimiento.
Ya para terminar el sistema le permite una vez realizado el inventario comparativo y haber validado que el mismo quedo bien, se puede tomar el inventario digitado como un inventario inicial (SI) presionando el botón de cargar como SI, esto automáticamente cargara nuestro inventario digitado como un saldo inicial.
Inicio de Año
En el caso en que la empresa no Realice el proceso de cierre mes a Tiempo y se presenten dificultades para el ingreso de facturas de compra puede ingresar a la opción Actualiza // Parámetros de Instalación // Nombre de la empresa // En el campo Mes de cierre ingresar 1 año 2022, se debe salir del sistema y volver a ingresar.
Si requiere algún apoyo adicional no dude en comunicarse con nosotros a través de nuestras líneas:
Todos los derechos reservados. Prosof SAS.