Resolución de facturación

Todo contribuyente que esté obligado a expedir factura debe solicitar la respectiva resolución de autorización a la Dian.

Esta autorización es exigida por la Dian incluso a los no responsables del impuesto a las ventas, antiguo régimen simplificado, en el caso en que opten por expedir factura; la autorización de numeración tendrá una vigencia máxima de dos (2) años, pero la DIAN puede en algunos casos particulares declarar una vigencia menor la cual figura en la respectiva resolución de Facturacion, por ejemplo 18, 12 o 6 meses.

El proceso de ingreso de la información correspondiente al formulario de resolución de Facturación emitido por la DIAN y generado por  ustedes como contribuyentes para el proceso de Facturación desde nuestros sistemas informáticos; es un proceso administrativo, es por ello que a continuación se relaciona el método por el cual usted podrá ingresar a realizar el proceso de configuración:

1.Ingresar por actualiza ->parámetros de Facturación ->resoluciones de Facturación

->presionamos el botón agregar ítem, de este modo el sistema habilitara un registro en la parte superior izquierda con un consecutivo ubicado en columna ID.

Seguido debemos de iniciar a diligenciar la información en los campos ubicados en la parte superior derecha, donde se debe de indicar:

• Numero de resolución: Numero de formulario ubicado en el número 4 de la resolución
• Prefijo Facturación: Prefijo asignado en el formulario, ubicado en el número 31 de la resolución
• Factura inicial: información del campo desde el número, ubicado en el número 32 de la resolución
• Factura final: información del campo hasta el número, ubicado en el número 33 de la resolución
• Fecha de resolución: Campo ubicado en la parte inferior derecha de la hoja número uno con el nombre de fecha de formalización, ítem número 997
• Fecha vencimiento resolución: información del campo Vigencia , ubicado en el número 38 , el cual esta expresado en número de meses
• Avisar en el numero: este campo no lo encontrara en el formulario , es un campo donde usted debe de indicar un número aproximado al número de factura final, de tal manera que el sistema una vez se llegue a ese número , generara mensaje indicando que la resolución esta próxima a terminar
• Ultima factura: aunque este es un campo automático, es decir un campo que se actualiza a medida que vamos generando facturas; al ingresar por primera vez una resolución este se debe de diligenciar con un número anterior al número inicial aprobado en el formulario (Factura Inicial) , es decir en el formulario indica que la factura inicial es 501, en este campo se indica la 500 para que al realizar Facturación se genere la N° 501
• Habilitación: este campo aplica en el momento que se realiza habilitación de resolución ante la DIAN, es decir que pesar de haberse terminado el tiempo autorizado para facturar no se agotó la numeración. En ese caso se deben habilitar estos consecutivos para poder continuar con la Facturación.
• Resolución a papel: para este caso no aplica , por lo cual va la letra N, solo se utilizaría si tuviese una resolución para Facturación manual o a papel bajo algún formulario; donde el sistema permite que se ingrese esta información al sistema para control de la información, pero el sistema de PROSOF no emite Facturación a papel.

2.Por ultimo tomamos el ID indicando en el punto 1 y nos dirigimos a actualiza -> parámetros de instalación -> configuración caja ->se indica clave administrativa.

E ingresamos a asignar el ID en el campo que aplique la resolución, si es Facturación POS o computador se indica la resolución en este campo, pero si la resolución es de Facturación electrónica y actualmente se tiene este proceso con Prosof se configura en campo de Facturación electrónica, de lo contario también ira en campo de Facturacion POS.

Una vez realizado el proceso proceder a facturar.

Recomendación: No se recomienda que se ingrese a reemplazar o sobrescribir los datos de una nueva resolución sobre un formulario ya existente, ya sea que el mismo ya este vencido o se haya consumido en su totalidad, es por ello que siempre que se requiera ingresar una nueva resolución, presionemos el botón agregar ítem e iniciar a diligenciar cada uno de los campos de acuerdo a la guía.

Nota: Los siguientes campos aplican para Facturación electrónica, si no es el caso estos no se deben de configurar, pero si esta resolución aplica como Facturación electrónica  se debe de configurar con los mismos datos que  tenía la primera resolución utilizada para mismo proceso, cabe recordar que el campo de clave de facturación electrónica se diligencia con la misma información que se encuentra en el campo usuario.

Esto se configura siempre y cuando se tenga Facturacion electrónica con los proveedores tecnológicos aliados a Prosof, si no es el caso favor no configurar esta información.

De acuerdo a la nota anterior cuando el formulario o resolución de Facturacion corresponde a Facturacion Electrónica, además de solicitar esta autorización ante la DIAN es necesario que los prefijos previamente autorizados sean asociados en la DIAN para lo cual deberá de seguir el siguiente proceso.

• Primero ingresamos al Link : https://www.dian.gov.co/
• Nos dirigimos a la opción Facturando electrónicamente, opción ubicada en la parte inferior izquierda en Temas de interés -> Factura Electrónica.

• Una presionamos la opción Facturando Electrónicamente, se abrirá un formulario donde debemos de indicar los datos del contribuyente para recibir el token o link de Ingreso.

Empresa: persona jurídica

Persona: persona Natural Criticado: búsqueda del certifi­cado en el computador

• Una vez obtenemos el token, nos ubicamos en acceder de tal forma que este nos direccione al siguiente portal.

Seguido nos dirigimos a la opción de participantes ubicada al costado izquierdo, donde se desplegaran las diversas opciones, para el caso de resolución seleccionamos Asociar prefijos, al ingresar, en el portal aparecen automáticamente los rangos que previamente autorizaste en el sistema de información MUISCA.

Al desplegar la pestaña «Proveedor – Software» seleccionas: El proveedor actualmente utilizado en nuestro sistema POS. En la pestaña «Prefi­jo» seleccionas los pre­fijos que correspondan, de acuerdo a la solicitud hecha previamente en el sistema de información MUISCA para cada modalidad: Factura Electrónica y Factura de Talonario o Papel (De uso en casos de Contingencia).

Y por último presionamos el botón agregar y de este modo los prefijos quedaran asociados al proveedor tecnológico con el que actualmente se está realizando Facturación electrónica, de este modo los prefijos asociados se visualizan en la parte inferior del portal.